Best Practices für die Integration von ehrenamtlichem Engagement in HR- und People-Ops-Workflows

Ehrenamtliches Engagement am Arbeitsplatz ist am effektivsten, wenn es nicht als einmaliges Nebenprojekt betrachtet wird. Es lässt sich wesentlich nachhaltiger gestalten, wenn HR- und People-Ops-Teams es in bestehende Systeme integrieren – vom Onboarding und Mitarbeiterbefragungen bis hin zu Anerkennungsprogrammen und dem gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, verzeichnen langfristig oft eine stärkere Beteiligung und höhere Mitarbeiterbindung. Strukturierte Freiwilligenprogramme gehen einher mit einer 6,1-prozentigen Senkung der Fluktuation im Jahresvergleich sowie einer 2,6-mal höheren Beteiligungsquote im Vergleich zu Programmen ohne feste Struktur.

Dieser Leitfaden zeigt auf, an welchen Stellen ehrenamtliches Engagement in den Mitarbeiterlebenszyklus passt, wie HR- und CSR-Teams sich die Verantwortung teilen können, ohne Doppelarbeit zu leisten, und wie man Freiwilligenarbeit praktisch und dauerhaft als festen Bestandteil der Mitarbeitererfahrung etabliert, statt sie nur einmal jährlich anzubieten.

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Warum ehrenamtliches Engagement für HR-Teams wichtig ist

Ehrenamtliches Engagement am Arbeitsplatz ist längst kein reiner Wohlfühlfaktor mehr. Es ist zu einem messbaren Hebel für Ziele geworden, für die HR-Teams ohnehin verantwortlich sind: Mitarbeiterbindung, Fluktuationssenkung und Arbeitgebermarke. Wie ExtensisHRberichtet, bieten inzwischen 28 % der US-Unternehmen offiziell bezahlten Sonderurlaub für ehrenamtliche Tätigkeiten an. Dieser Anteil steigt stetig, da immer mehr HR-Verantwortliche das Engagement als strategisches Instrument zur Mitarbeiterbindung und nicht nur als bloße Zusatzleistung betrachten.

Warum ist das wichtig?

1. Höhere Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter

Eine Langzeitstudie von Wissensportal der UN-Freiwilligen ergab, dass Mitarbeiter, die an Corporate-Volunteering-Programmen teilnahmen, eine um 24 % gesteigerte Sinnhaftigkeit bei der Arbeit, eine um 20 % höhere Identifikation mit ihrem Arbeitgebersowie eine um 13 % höhere Arbeitszufriedenheit im Vergleich zu Nicht-Freiwilligen verspürten.

2. Höhere Mitarbeiterbindung

In einer aktuellen Umfrage unter 1000 Fachkräften, die vom Purpose- und DEI-Büro von Deloitte durchgeführt wurde, gaben 87 % der Befragten an, dass ehrenamtliches Engagement am Arbeitsplatz ein direkter Faktor für die Mitarbeiterbindung ist.

Freiwilligenarbeit vermittelt Mitarbeitern ein stärkeres Gefühl der Sinnhaftigkeit, festigt die Bindung an die Unternehmenswerte und fördert den Zusammenhalt unter Kollegen. Langfristig können diese Erfahrungen zu einem höheren Engagement führen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Mitarbeiter ihre berufliche Zukunft langfristig bei ihrem Arbeitgeber sehen.

3. Kompetenz- und Führungskräfteentwicklung

Die Volunteer IMPACT Survey von Deloitte ergab, dass 92 % der Personalverantwortlichen darin übereinstimmen, dass der Einsatz beruflicher Fähigkeiten für gemeinnützige Zwecke eine effektive Methode zur Stärkung der Führungsqualitäten und beruflichen Kompetenzen von Mitarbeitern ist. Zudem gaben 80 % an, dass aktive Freiwillige leichter in Führungspositionen aufsteigen.

4. Unternehmenskultur und Recruiting-Signal

Freiwilligenarbeit am Arbeitsplatz ist zu einem immer wichtigeren Indikator für die Unternehmenskultur geworden – sowohl für aktuelle als auch für potenzielle Mitarbeiter. 

In der 2024 Workplace Volunteer Opportunities Umfragevon Deloitte gaben 95 % der Fachkräfte an gaben an, dass es ihnen wichtig ist, dass ihr Arbeitgeber einen positiven Beitrag zur Gesellschaft leistet, während 87 % angaben, dass Möglichkeiten zur ehrenamtlichen Arbeit am Arbeitsplatz ihre Entscheidung beeinflussen, bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber zu bleiben oder einen Wechsel in Betracht zu ziehen. 

Mitarbeiter suchen zudem nach sinnvollen, teambasierten Erfahrungen, wobei 52 % laut derselben Umfrage unternehmensweit organisierte, persönliche Freiwilligenangebote bevorzugen.

Zusammengenommen zeigen diese Ergebnisse, dass sich Freiwilligenarbeit von einer reinen CSR-Initiative zu einem wichtigen Bestandteil der Mitarbeitererfahrung und der Arbeitgebermarke entwickelt hat. Das Muster über alle vier Datenpunkte hinweg ist dasselbe: Freiwilligenarbeit konkurriert nicht mit HR-Prioritäten, sondern ist eine der effizientesten Methoden, um diese voranzubringen.

Wie integrieren Unternehmen Freiwilligenarbeit in den Mitarbeiterlebenszyklus?

Die effektivsten Programme für ehrenamtliches Engagement von Mitarbeitern beschränken sich nicht auf einen einzelnen Moment. Sie sind an mehreren Punkten des Mitarbeiterlebenszyklus präsent, sodass sich Freiwilligenarbeit wie ein fester Bestandteil der Arbeit im Unternehmen anfühlt und nicht wie ein gelegentliches Ereignis.

1. Ganzjähriger Kalender für Freiwilligenarbeit

Planen Sie einen ganzjährigen Kalender für Freiwilligenarbeit und aktualisieren Sie diesen auf Ihren HRM-Plattformen, um Sichtbarkeit und Teilnahme zu fördern. Freiwilligenaktionen müssen sich nicht auf Katastrophenhilfe oder die traditionelle Zeit des Gebens beschränken. Es gibt das ganze Jahr über zahlreiche Anlässe, bei denen Mitarbeiter gemeinsam einen echten Beitrag für benachteiligte Gemeinschaften leisten können.

Von kulturellen Gedenktagen über Spendenaktionen für den Hunger Action Month bis hin zur Zeit vor Schulbeginn können Sie einen gut durchdachten Kalender für Ihre Teams weit im Voraus planen.

Werfen Sie einen Blick auf den Freiwilligenkalender von Goodera, um Ihre Spendenkampagnen am Arbeitsplatz zu planen und strategisch auszurichten.

2. Monatliche Freiwilligenveranstaltungen zur Einbindung neuer Mitarbeiter

Stellen Sie neuen Mitarbeitern bereits in ihren ersten Wochen Möglichkeiten zur Freiwilligenarbeit vor – zusammen mit der Anmeldung zu Sozialleistungen und der Teamvorstellung –, anstatt auf den vierteljährlichen Newsletter zu warten. Dies folgt der Logik von Bauers bekanntem 4-C-Onboarding-Framework: Verbindung und Unternehmenskultur gehören in die erste Woche, nicht in den sechsten Monat.

1. Kontinuierliches Engagement: Integrieren Sie Freiwilligenarbeit in denselben Rhythmus wie andere Kontaktpunkte, wie etwa Puls-Umfragen oder Team-Offsites, damit sie Teil des regulären Arbeitsalltags ist und nicht als separate Initiative um Aufmerksamkeit konkurriert.
   
   
2. Führungskräfteentwicklung: Nutzen Sie kompetenzbasiertes Ehrenamt, wie Mentoring oder Pro-Bono-Beratung, als strukturierten Teil der Entwicklungspläne für Manager und Führungskräfte, da dies genau die Fähigkeiten fördert, auf die diese Programme ohnehin abzielen.

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3. Anerkennung und Meilensteine in der Karriere: Verknüpfen Sie ehrenamtliche Stunden mit bestehenden Anerkennungsprogrammen und Dienstjubiläen, damit dieses Engagement die gleiche Sichtbarkeit erhält wie andere Leistungen, die bereits von der Personalabteilung gewürdigt werden.

Entdecken Sie Gooderas Katalog mit über 500 Möglichkeiten für unternehmerisches Engagement, passend für jeden Anlass im Arbeitsalltag. Ob beim Onboarding neuer Mitarbeiter, bei Team-Events, ERG-Aktivitäten, Führungskräfte-Veranstaltungen oder unternehmensweiten Aktionstagen – unsere kuratierten Angebote bringen Mitarbeiter zusammen und erzielen weltweit eine nachhaltige Wirkung.

Wie lässt sich ehrenamtliches Engagement in HR-Teams operationalisieren?

Die Operationalisierung von Freiwilligenarbeit bedeutet, ihr die gleiche Struktur zu geben wie jedem anderen HR-Prozess: klare Zuständigkeiten, eine definierte Richtlinie und ein System zur Nachverfolgung, anstatt sich auf guten Willen und geteilte Tabellen zu verlassen.

1. Erstellen Sie zuerst eine klare Richtlinie: Definieren Sie förderfähige Aktivitäten, das Kontingent an VTO-Stunden, Genehmigungsschritte und die Erfassung der Stunden, bevor Sie das Programm intern bewerben. Die meisten Unternehmen, die VTO anbieten, gewähren zwischen 8 und 20 Stunden pro Jahr, wobei einige Großunternehmen auch mehr anbieten.
   
   
2. Zentralisieren Sie die Nachverfolgung in einem System: Egal ob über Ihr HRIS, eine spezielle Plattform für Freiwilligenarbeit oder ein Zeitwirtschaftsportal – Daten zum Ehrenamt benötigen einen zentralen Ort. Die Verteilung auf Tabellen und E-Mail-Anfragen ist der sicherste Weg, ein Programm schleichend zum Erliegen zu bringen.
   
   
3. Legen Sie klare Zuständigkeiten fest: Entscheiden Sie vorab, wer Anfragen genehmigt, die Teilnahme überwacht und über die Ergebnisse berichtet, damit das Programm nicht davon abhängt, ob eine einzelne Person an die Nachverfolgung denkt.
   
   
4. Testen Sie das Programm vor der Skalierung: Starten Sie mit einer einzelnen Abteilung oder einem Kick-off-Event, bevor Sie das Programm unternehmensweit ausrollen, um Prozesslücken zu erkennen, solange das Risiko noch gering ist.
   
   
5. Überprüfen Sie die Teilnahme regelmäßig: Überwachen Sie die Akzeptanz laufend und befragen Sie die Mitarbeiter regelmäßig, um Hürden frühzeitig zu erkennen, anstatt erst nach einem Jahr festzustellen, dass das Engagement gering ist.

Wie arbeiten HR- und CSR-Teams bei der Freiwilligenarbeit zusammen?

Freiwilligenprogramme scheitern oft daran, dass HR- und CSR-Teams parallele Systeme aufbauen, anstatt ein gemeinsames zu nutzen. Der beste Weg nach vorne ist die Aufteilung der Zuständigkeiten nach Kompetenzen statt nach Abteilungszugehörigkeit.

1. CSR verantwortet das „Was“. Die Auswahl von gemeinnützigen Partnern, das Kuratieren von Möglichkeiten und das Festlegen von Wirkungszielen liegen bei den CSR-Teams, da diese bereits über die entsprechenden Kontakte verfügen.
   
   
2. HR verantwortet das „Wie“. Die Gestaltung von Richtlinien, Freistellungssysteme, die Integration ins Onboarding sowie die Verknüpfung mit Leistungs- oder Anerkennungssystemen sind bei HR am besten aufgehoben, da diese Bereiche ohnehin bereits Teil der HR-Prozesse sind.
   
   
3. Beide verantworten das Reporting. CSR benötigt Daten zu Teilnahme und Wirkung für ESG-Berichte, während HR dieselben Daten benötigt, um den Einfluss auf Mitarbeiterbindung und Engagement zu belegen. Ein gemeinsames Dashboard dient daher beiden Teams, anstatt zwei separate Berichte aus unterschiedlichen Quellen zu erstellen.

Die Zusammenarbeit von HR und CSR wird deutlich einfacher, wenn beide Teams dieselbe Plattform nutzen, anstatt separate Tools, Tabellen und Berichte zu verwalten. Goodera unterstützt Unternehmen dabei, indem es Möglichkeiten für Freiwilligenarbeit, Partnerschaften mit gemeinnützigen Organisationen, Eventmanagement, Teilnahmetracking und Wirkungsberichte an einem Ort bündelt. 

Dies gibt CSR-Teams die Flexibilität, soziale Wirkungsprogramme zu steuern, während HR dabei unterstützt wird, Freiwilligenarbeit in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu erzeugen.

Wie wird Freiwilligenarbeit Teil der Unternehmenskultur?

Freiwilligenarbeit wird dann Teil der Unternehmenskultur, wenn sie sichtbar, regelmäßig und durch Führungskräfte vorgelebt wird – und nicht nur als ein Benefit angeboten wird, den Mitarbeiter erst mühsam suchen müssen.

1. Sorgen Sie für sichtbare Teilnahme der Führungskräfte: Wenn Führungskräfte an Freiwilligenprojekten teilnehmen, anstatt nur das Budget dafür freizugeben, signalisiert dies, dass das Programm eine echte Priorität ist und kein bloßes Alibi-Projekt.
   
   
2. Etablieren Sie soziale Anerkennung: Öffentliche Anerkennung für Teams oder Einzelpersonen, die sich engagieren – kommuniziert über dieselben Kanäle wie andere Erfolge –, unterstreicht, dass dieses Verhalten genauso geschätzt wird wie das Erreichen von Verkaufszielen oder der Abschluss eines Projekts.
   
   
3. Machen Sie es einfach, gemeinsam mit Kollegen aktiv zu werden: Gemeinsames Engagement stärkt den Zusammenhalt auf eine Weise, die bei individueller Teilnahme nicht möglich ist. 82 % der Mitarbeiter geben an, dass sie lieber gemeinsam mit Kollegen als allein ehrenamtlich tätig sein möchten.
   
   
4. Sorgen Sie für einen vorhersehbaren Rhythmus: Ein einzelner jährlicher „Tag des sozialen Engagements“ wirkt wie ein einmaliges Event. Monatliche oder vierteljährliche Angebote, kombiniert mit jederzeit verfügbarer bezahlter Freistellung für Freiwilligenarbeit, werden hingegen als Teil der Kultur wahrgenommen.

So fördern Sie Freiwilligenarbeit am Arbeitsplatz

Die Förderung der Teilnahme hat weniger damit zu tun, Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass Freiwilligenarbeit wichtig ist – das wissen die meisten bereits –, sondern vielmehr damit, die Hürden abzubauen, die gute Absichten an der Umsetzung hindern. Fast die Hälfte der Mitarbeiter nennt berufliche Verpflichtungen als größtes Hindernis für ehrenamtliches Engagement, selbst wenn sie teilnehmen möchten.

1. Über mehrere Kanäle bewerben: Teilen Sie Möglichkeiten per E-Mail, in Team-Meetings und über interne soziale Kanäle, da eine einzelne Ankündigung, die in einem Newsletter untergeht, den Großteil der Belegschaft nicht erreicht.
   
   
2. Anmeldung mühelos gestalten: Reduzieren Sie den Prozess auf wenige Klicks innerhalb eines Tools, das die Mitarbeiter bereits nutzen, anstatt eine mehrstufige E-Mail-Kette mit Vorgesetzten und Administratoren zu führen.
   
   
3. Flexible Formate anbieten: Kombinieren Sie persönliche, virtuelle und kompetenzbasierte Optionen, damit Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zeitplänen und Präferenzen eine passende Möglichkeit zur Teilnahme finden.
   
   
4. Teilnahme öffentlich anerkennen: Anerkennung ist einer der am häufigsten genannten Faktoren dafür, ob Mitarbeiter sich auch nach ihrem ersten Einsatz weiterhin engagieren, anstatt es nur einmal zu versuchen.
   
   
5. Feedback einholen und anpassen: Fragen Sie regelmäßig nach, was funktioniert und was nicht, und passen Sie das Programm entsprechend an, anstatt davon auszugehen, dass das ursprüngliche Konzept dauerhaft Bestand hat.

Wichtige Erkenntnisse

Freiwilligenarbeit von Mitarbeitern lässt sich wesentlich nachhaltiger gestalten, wenn sie als Teil der Mitarbeitererfahrung und nicht als isolierte CSR-Initiative betrachtet wird. Anstatt sich auf jährliche Freiwilligentage oder Ad-hoc-Kampagnen zu verlassen, sollten Unternehmen das Engagement in bestehende HR-Prozesse integrieren, wie etwa Onboarding, bezahlte Freistellung für Ehrenamt (VTO), Unterstützung durch Führungskräfte, Anerkennungsprogramme und Personalentwicklung. Dies reduziert den administrativen Aufwand und macht Freiwilligenarbeit das ganze Jahr über sichtbarer und zugänglicher.

Erfolg hängt zudem von gemeinsamer Verantwortung ab. CSR-Teams sind am besten positioniert, um Partnerschaften mit gemeinnützigen Organisationen aufzubauen und Wirkungsziele zu definieren, während HR das Engagement in die Systeme integrieren kann, die Mitarbeiter täglich nutzen. Wenn beide Teams auf Basis derselben Prozesse, Richtlinien und Berichtssysteme arbeiten, können Unternehmen ihr Engagement konsistenter skalieren, die Wirkung effektiver messen und Erlebnisse schaffen, an denen Mitarbeiter Jahr für Jahr gerne teilnehmen.

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