Bonnes pratiques pour intégrer le bénévolat aux flux de travail RH et People Ops

Le bénévolat d'entreprise est plus efficace lorsqu'il n'est pas considéré comme un projet secondaire ponctuel. Il devient beaucoup plus facile à pérenniser lorsque les équipes RH et People Ops l'intègrent aux systèmes existants, de l'intégration des nouveaux collaborateurs aux enquêtes d'engagement, en passant par les programmes de reconnaissance et le cycle de vie des employés.

Les organisations qui adoptent cette approche constatent souvent une hausse de la participation et de l'engagement des employés sur le long terme. Les programmes de bénévolat structurés sont associés à une réduction annuelle de 6,1 % du taux de rotation du personnel, ainsi qu'à une participation au bénévolat 2,6 fois plus élevée que dans les programmes non structurés.

Ce guide explore la place du bénévolat dans le cycle de vie des employés, la manière dont les équipes RH et RSE peuvent partager les responsabilités sans doublonner les tâches, et les moyens concrets de faire du bénévolat un élément constant de l'expérience collaborateur plutôt qu'une initiative annuelle.

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Pourquoi le bénévolat d'entreprise est essentiel pour les équipes RH

Le bénévolat d'entreprise n'est plus seulement un avantage symbolique. C'est devenu un levier mesurable pour atteindre les objectifs RH : engagement, rétention et marque employeur. Comme le rapporte ExtensisHR, 28 % des entreprises américaines proposent désormais des congés bénévoles rémunérés, une part qui continue de croître à mesure que les responsables RH considèrent cet avantage comme un véritable outil de rétention.

Pourquoi est-ce important ?

1. Une meilleure satisfaction au travail pour les employés

Une étude longitudinale menée par Portail de connaissances des Volontaires des Nations Unies a révélé que les employés ayant participé à des activités de bénévolat d'entreprise ont connu une augmentation de 24 % de leur sentiment d'utilité au travail, une augmentation de 20 % de leur fierté envers leur employeur, et une augmentation de 13 % de leur satisfaction professionnelle par rapport aux non-bénévoles.

2. Amélioration des taux de rétention des employés

Dans une récente enquête menée auprès de 1 000 professionnels par le bureau Purpose and DEI de Deloitte, le bénévolat en entreprise a été identifié comme un levier direct de rétention pour 87 % des répondants.

Le bénévolat procure aux employés un sentiment d'utilité accru, renforce leur adhésion aux valeurs de l'organisation et favorise la création de liens plus solides avec leurs collègues. Avec le temps, ces expériences contribuent à un meilleur engagement et incitent les employés à envisager un avenir à long terme au sein de leur entreprise.

3. Développement des compétences et du leadership

L'enquête Volunteer IMPACT de Deloitte a révélé que 92 % des responsables RH s'accordent à dire que mettre ses compétences professionnelles au service d'une association est un moyen efficace de développer le leadership et les compétences des employés, et 80 % ont affirmé que les bénévoles actifs accèdent plus facilement à des postes de direction.

4. Culture d'entreprise et signal de recrutement

Le bénévolat en entreprise est devenu un indicateur de plus en plus important de la culture d'entreprise, tant pour les employés actuels que pour les candidats potentiels. 

Dans l'enquête 2024 Workplace Volunteer Opportunities Surveyde Deloitte, 95 % des professionnels affirment qu'il est important que leur employeur ait un impact positif sur la communauté, tandis que 87 % déclarent que les opportunités de bénévolat en entreprise influencent leur décision de rester chez leur employeur actuel ou d'en rejoindre un nouveau. 

Les employés recherchent également des expériences significatives en équipe, avec 52 % d'entre eux privilégiant les opportunités de bénévolat en présentiel organisées par l'entreprise, selon la même étude.

Dans l'ensemble, ces résultats montrent que le bénévolat a évolué au-delà d'une simple initiative de RSE pour devenir une composante essentielle de l'expérience collaborateur et de la marque employeur. La tendance observée à travers ces quatre points de données est identique : le bénévolat ne concurrence pas les priorités RH ; il constitue l'un des leviers les plus efficaces pour les faire avancer.

Comment les entreprises intègrent-elles le bénévolat dans le cycle de vie des employés ?

Les programmes de bénévolat les plus efficaces ne se limitent pas à un moment ponctuel. Ils interviennent à plusieurs étapes du cycle de vie de l'employé, afin que le bénévolat soit perçu comme une composante cohérente de la vie au sein de l'entreprise plutôt que comme un événement occasionnel.

1. Un calendrier de bénévolat annuel

Planifiez un calendrier de bénévolat sur toute l'année et mettez-le à jour sur vos plateformes RH pour favoriser la visibilité et la participation. Les événements de bénévolat ne doivent pas se limiter aux secours en cas de catastrophe ou à la période traditionnelle des fêtes. Il existe de nombreuses occasions tout au long de l'année pour que les employés se mobilisent et aient un impact réel auprès des communautés défavorisées.

Des moments forts comme le MLK Day, le Mois de l'histoire des Noirs et le Mois du patrimoine hispanique, aux collectes de fournitures pour le Mois de la lutte contre la faim et la rentrée scolaire, vous pouvez concevoir un calendrier de bénévolat bien structuré pour vos équipes longtemps à l'avance.

Consultez le calendrier de bénévolat de Goodera pour planifier et élaborer vos campagnes de dons en entreprise.

2. Organisez des événements de bénévolat mensuels pour impliquer les nouveaux employés

Présentez les options de bénévolat aux nouvelles recrues dès leurs premières semaines, au même titre que l'inscription aux avantages sociaux et les présentations d'équipe, plutôt que d'attendre une newsletter trimestrielle. C'est la même logique que celle du célèbre cadre d'intégration en 4 C de Bauer : la connexion et la culture doivent être abordées dès la première semaine, et non au bout de six mois.

1. Engagement continu : Intégrez le bénévolat au même rythme que les autres points de contact liés à l'engagement, comme les enquêtes de satisfaction ou les séminaires d'équipe, afin qu'il fasse partie du rythme de travail habituel plutôt que d'être une initiative distincte en concurrence pour attirer l'attention.
   
   
2. Développement du leadership : Utilisez le bénévolat de compétences, comme le mentorat ou le conseil pro bono, comme un élément structuré des parcours de développement des managers et des leaders, car il permet de développer les mêmes compétences que celles visées par ces programmes.

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3. Reconnaissance et étapes de carrière : Intégrez les heures de bénévolat aux programmes de reconnaissance et aux anniversaires de carrière existants, afin que cette participation bénéficie de la même visibilité que les autres accomplissements déjà célébrés par les RH.

Découvrez le catalogue Goodera de plus de 500 opportunités de bénévolat d'entreprise adaptées à chaque moment de la vie professionnelle. De l'intégration des nouveaux employés aux séminaires d'équipe, en passant par les activités des groupes de ressources pour les employés (ERG), les événements de leadership et les journées de service à l'échelle de l'entreprise, nos expériences sélectionnées facilitent le rassemblement des collaborateurs tout en ayant un impact significatif sur les communautés du monde entier.

Comment opérationnaliser le bénévolat des employés au sein des équipes RH ?

Opérationnaliser le bénévolat signifie lui donner la même structure que tout autre processus RH : une responsabilité claire, une politique définie et un système de suivi, plutôt que de compter sur la bonne volonté et un tableur partagé.

1. Rédigez d'abord une politique claire : Définissez les activités éligibles, le quota d'heures de bénévolat (VTO), les étapes d'approbation et les modalités d'enregistrement des heures avant de promouvoir le programme en interne. La plupart des entreprises proposant du VTO accordent entre 8 et 20 heures par an, bien que certaines grandes entreprises en offrent davantage.
   
   
2. Centralisez le suivi dans un système unique : Qu'il s'agisse de votre SIRH, d'une plateforme de bénévolat dédiée ou d'un portail de gestion du temps, les données de bénévolat doivent être centralisées. Les disperser entre des feuilles de calcul et des demandes par e-mail est le moyen le plus rapide de voir un programme s'essouffler discrètement.
   
   
3. Attribuez des responsabilités claires : Décidez dès le départ qui approuve les demandes, qui suit la participation et qui rend compte des résultats, afin que le programme ne dépende pas d'une seule personne devant se souvenir d'effectuer les suivis.
   
   
4. Testez avant de généraliser : Lancez le programme avec un seul département ou un événement de lancement avant de le déployer à l'échelle de l'entreprise, afin d'identifier les lacunes du processus alors que les enjeux sont encore limités.
   
   
5. Examinez régulièrement la participation : Suivez le taux d'adoption en continu et interrogez périodiquement les employés pour identifier rapidement les obstacles à la participation, plutôt que de constater un faible engagement un an après le lancement.

Comment les équipes RH et RSE collaborent-elles sur le bénévolat des employés ?

Les programmes de bénévolat ont tendance à s'essouffler lorsque les équipes RH et RSE créent des systèmes parallèles au lieu d'une plateforme commune. La solution la plus efficace consiste à répartir les responsabilités en fonction des compétences de chacun plutôt que des prérogatives de chaque département.

1. La RSE définit le « quoi ». Le sourcing de partenaires associatifs, la sélection des opportunités et la définition des objectifs d'impact incombent naturellement aux équipes RSE, qui entretiennent déjà ces relations.
   
   
2. Les RH définissent le « comment ». La conception des politiques, la gestion des congés, l'intégration dans le parcours collaborateur et les liens avec la performance ou la reconnaissance relèvent naturellement des RH, puisqu'il s'agit de systèmes qu'elles gèrent déjà pour tous les autres avantages sociaux.
   
   
3. Les deux équipes gèrent le reporting. La RSE a besoin de données sur la participation et l'impact pour ses rapports ESG, tandis que les RH ont besoin de ces mêmes données pour démontrer l'engagement et la rétention. Un tableau de bord partagé est donc plus efficace que deux rapports distincts issus de sources différentes.

Rapprocher les RH et la RSE est bien plus simple lorsqu'ils utilisent la même plateforme au lieu de jongler avec des outils, des feuilles de calcul et des rapports séparés. Goodera aide les organisations à centraliser les opportunités de bénévolat, les partenariats associatifs, la gestion d'événements, le suivi de la participation et le reporting d'impact en un seul endroit. 

Cela offre aux équipes RSE la flexibilité nécessaire pour piloter leurs programmes d'impact social, tout en aidant les RH à intégrer le bénévolat dans les flux de travail existants sans alourdir la charge administrative.

Comment intégrer le bénévolat à la culture d'entreprise ?

Le bénévolat s'ancre dans la culture d'entreprise lorsqu'il est visible, récurrent et incarné par la direction, et non simplement proposé comme un avantage que les employés doivent chercher par eux-mêmes.

1. Faites participer les dirigeants de manière visible : Lorsque les cadres participent aux événements de bénévolat au lieu de se contenter d'en valider le budget, ils envoient un signal fort : le programme est une réelle priorité et non une simple formalité.
   
   
2. Misez sur la reconnaissance sociale : Féliciter publiquement les équipes ou les individus qui s'engagent, via les mêmes canaux que pour les autres succès, renforce l'idée que ce comportement est aussi valorisé que l'atteinte d'un objectif commercial ou la livraison d'un projet.
   
   
3. Facilitez le bénévolat entre collègues : Le bénévolat en groupe crée une camaraderie que la participation individuelle ne permet pas, et 82 % des employés déclarent vouloir faire du bénévolat avec leurs pairs plutôt que seuls.
   
   
4. Instaurez une fréquence prévisible : Une unique « journée de solidarité » annuelle est perçue comme un événement ponctuel. Des opportunités mensuelles ou trimestrielles, combinées à un congé de bénévolat disponible en permanence, deviennent une véritable culture.

Comment encourager le bénévolat au travail

Encourager la participation ne consiste pas tant à convaincre les employés que le bénévolat est important — la plupart en sont déjà convaincus — qu'à éliminer les freins qui empêchent de passer de l'intention à l'action. Près de la moitié des employés citent leurs obligations professionnelles comme le principal obstacle au bénévolat, même lorsqu'ils souhaitent s'impliquer.

1. Promouvoir via de multiples canaux : Partagez les opportunités par e-mail, lors des réunions d'équipe et sur les réseaux sociaux internes, car une annonce unique noyée dans une newsletter ne touchera qu'une infime partie des effectifs.
   
   
2. Simplifier l'inscription : Réduisez le processus à quelques clics au sein d'un outil déjà utilisé par les employés, plutôt que de passer par une chaîne d'e-mails complexe impliquant un manager et un administrateur.
   
   
3. Proposer des formats flexibles : Combinez des options en présentiel, en virtuel et basées sur les compétences afin que les employés, quels que soient leurs emplois du temps et leurs préférences, disposent d'une solution adaptée pour participer.
   
   
4. Valoriser publiquement la participation : La reconnaissance est l'un des facteurs les plus déterminants pour fidéliser les bénévoles après une première expérience, bien au-delà de la simple participation ponctuelle.
   
   
5. Solliciter des retours et itérer : Interrogez régulièrement les employés sur ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré, puis ajustez le programme en conséquence, plutôt que de supposer que la conception initiale restera pertinente indéfiniment.

Points clés

Le bénévolat des employés est beaucoup plus facile à pérenniser lorsqu'il est intégré à l'expérience collaborateur plutôt que traité comme une initiative RSE isolée. Au lieu de dépendre de journées de bénévolat annuelles ou de campagnes ponctuelles, les organisations devraient ancrer le bénévolat dans les processus RH existants tels que l'intégration, les congés solidaires (VTO), la formation des managers, les programmes de reconnaissance et le développement des compétences. Cela réduit la charge administrative tout en rendant le bénévolat plus visible et accessible tout au long de l'année.

Le succès repose également sur une responsabilité partagée. Les équipes RSE sont les mieux placées pour nouer des partenariats avec des associations et définir des objectifs d'impact, tandis que les RH peuvent intégrer le bénévolat dans les outils que les employés utilisent quotidiennement. Lorsque les deux équipes s'appuient sur des processus, des politiques et un cadre de reporting communs, les organisations peuvent développer le bénévolat de manière plus cohérente, mesurer son impact plus efficacement et créer des expériences auxquelles les employés seront plus enclins à participer année après année.

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