Comment Goodera a aidé Citrix à planifier et à étendre son mois de service grâce au volontariat virtuel
Plus de 1500
employés bénévoles
44 pays
avec des opportunités hyperlocales
Plus de 300
bénéficiaires concernés
LE DÉFI
Un programme mondial visant à mobiliser plus de 1,5 000 employés
Au cours des 12 dernières années, Citrix a organisé son mois mondial du service, qui a permis de donner un nouvel élan à l'esprit de générosité pendant le reste de l'année. Chaque année, ils organisent des activités de bénévolat en personne pour leurs équipes afin d'inciter les employés de Citrix à redonner à la communauté.
L'une des choses que les employés de Citrix souhaitaient vraiment était de soutenir des organisations à but non lucratif situées dans la même géolocalisation qu'eux, avec des causes qui leur tenaient à cœur. Il s'agissait d'une tâche difficile pour une entreprise dont les employés travaillaient dans plusieurs fuseaux horaires. Ensemble, nous avons résolu ce problème en proposant la même expérience 5 étoiles aux employés travaillant à Fort Lauderdale, Raleigh, Singapour ou en Chine.
Pour y parvenir, nous avons travaillé en étroite collaboration avec Jo Moskowitz, directeur de la citoyenneté d'entreprise chez Citrix, afin de planifier et de créer un cadre qui nous a permis de mener à bien le mois mondial des services de Citrix dans 44 pays.
L'une des choses que les employés de Citrix souhaitaient vraiment était de soutenir des organisations à but non lucratif situées dans la même géolocalisation qu'eux, avec des causes qui leur tenaient à cœur. Il s'agissait d'une tâche difficile pour une entreprise dont les employés travaillaient dans plusieurs fuseaux horaires. Ensemble, nous avons résolu ce problème en proposant la même expérience 5 étoiles aux employés travaillant à Fort Lauderdale, Raleigh, Singapour ou en Chine.
Pour y parvenir, nous avons travaillé en étroite collaboration avec Jo Moskowitz, directeur de la citoyenneté d'entreprise chez Citrix, afin de planifier et de créer un cadre qui nous a permis de mener à bien le mois mondial des services de Citrix dans 44 pays.
Lorsque la COVID a frappé en 2020 et pendant toute l'année 2021, nous avons dû passer au volontariat virtuel. Trouver, vérifier, communiquer et mettre en place des activités de volontariat virtuelles pour nos Citrites mondiaux et toutes ces zones géographiques a été très difficile. Malgré tous nos efforts, cela a pris énormément de temps et a été inefficace. En février 2022, nous avons donc décidé qu'il était temps de faire appel à des experts pour nous aider à mettre en œuvre ce programme mondial d'engagement des employés dans un délai très court.
Jo Moskowitz
Directeur de la citoyenneté d'entreprise chez Citrix
LA SOLUTION
Élaboration d'un programme d'engagement mondial d'un mois
La sélection des domaines d'impact appropriés, la découverte et la vérification des NPO, l'exécution de bout en bout, l'évaluation de l'impact et la communication étaient toutes des considérations importantes dans la liste des exigences de Citrix. Goodera a dépassé les attentes dans tous ces domaines en fournissant :
Un cadre robuste couvrant toutes les bases, de l'élaboration du calendrier de bénévolat aux enquêtes de satisfaction des employés après l'événement.
Des expériences de volontariat géré de bout en bout sur le terrain pour Citrites à travers le monde.
Rapports d'impact et stratégies de communication après l'engagement.
Les experts en volontariat de Goodera aident à planifier et à concevoir l'engagement bénévole
La phase de planification a comporté 3 étapes principales :
1. Fixer des objectifs et décider des domaines d'impact
Les thèmes de dons d'entreprise de Citrix couvraient les domaines d'impact suivants : diversité, inclusion et équité, enseignement des STEM, environnement et développement durable. Goodera a contribué à aligner les activités et les expériences de volontariat sur ces principaux domaines d'impact stratégique.
Des éléments tels que l'allocation des ressources, la bande passante requise et les budgets ont également été finalisés à ce stade.
Le mantra de Jo pour le déploiement de grands programmes mondiaux tels que ceux-ci est de « penser grand et exécuter parfaitement ». Leur objectif était donc de faire participer 15 % de l'ensemble de leurs employés à ce programme. Cela représente plus de 1500 employés bénévoles !
2. Sélection et vérification des organisations à but non lucratif
Citrix a pu accéder au réseau de Goodera composé de plus de 50 000 organisations à but non lucratif mondiales approuvées et sélectionner celles qui s'intégraient le mieux à leur programme. Chaque organisation à but non lucratif a été approuvée par Benevity et répertoriée sur sa plateforme.
60
activités de volontariat parmi lesquelles choisir
27
Des activités uniques
07
activités pour chaque semaine
3. Conception de l'engagement
C'est là que tout a commencé à se mettre en place : Goodera a intégré les zones d'impact et les activités dans différents fuseaux horaires pour les employés géographiquement dispersés.
C'est également là que les calendriers ont été réservés, que des manuels d'instructions pour chacune des 27 activités ont été envoyés aux employés de Citrix et que des portails de FAQ destinés aux bénévoles ont été mis en place.
Configuration du calendrier
Manuel d'instructions pour chaque activité
Portail FAQ pour les bénévoles
Goodera a permis de passer en douceur des événements en présentiel aux événements virtuels
Pour assurer le succès d'un programme mondial de cette envergure, Goodera n'a ménagé aucun effort pour l'organisation de chaque événement. Le soutien a été apporté aux niveaux suivants :
1. Niveau d'engagement
Pour l'engagement, Goodera -
- Création d'une FAQ centrale et d'une base de connaissances qui ont été utilisées à des fins de cohérence, de sensibilisation à d'autres initiatives et de dons personnels à des partenaires à but non lucratif.
- A fourni des scripts personnalisés et des modèles d'e-mail aux ambassadeurs de la communauté Citrix pour former leurs champions bénévoles
Nous avons des ambassadeurs communautaires dans de nombreux endroits à travers le monde, qui nous aident à promouvoir la culture du don. Goodera nous a fourni des scripts et des modèles que les ambassadeurs pouvaient utiliser pour encourager leurs équipes à faire du bénévolat, ce qui était énorme.
- Jo Moskowitz
2. Au niveau de l'événement
Pour l'événement, Goodera -
- A préparé un manuel « À savoir avant de partir » à l'intention des bénévoles. Il s'agissait de ressources qui ont permis aux employés d'acquérir des connaissances sur :
- La zone de cause
- L'organisation à but non lucratif
- L'activité - A désigné un ambassadeur Goodera pour animer l'événement
- A fait appel à des représentants des équipes à but non lucratif
- A organisé des brise-glaces et des défis pendant l'événement pour aider les employés à mieux se connaître et à mieux collaborer dans un environnement virtuel
« Nous avons réalisé que nous avions besoin que nos employés puissent consulter les 27 activités du mois en une seule fois (ce qui n'était pas possible sur la plateforme Benevity) et qu'ils puissent ensuite réserver l'activité de leur choix. C'est là que Goodera a créé pour nous un portail personnalisé où nos employés pouvaient consulter les 27 activités à la fois. »
- Jo Moskowitz
Un portail de réservation centralisé et des solutions marketing pour les événements, alimentés par Goodera
L'équipe de marketing événementiel de Goodera a fourni des supports à la demande tels que bannières, dépliants, courriers électroniques et arrière-plans numériques afin d'encourager un niveau élevé de participation. Pour susciter l'enthousiasme des employés bénévoles, des jeux tels que « Volontaire de la semaine » et « Projet le plus créatif » ont été conceptualisés.
Une fois l'activité terminée, chaque volontaire a reçu un e-mail contenant :
- un certificat d'appréciation
- une capture d'écran d'une image d'équipe
- un badge de bénévole
- une note de remerciement de la part de l'association
LES RÉSULTATS
Le mois de service organisé en avril 2022 a contribué à donner un nouvel élan au volontariat chez Citrix. Par conséquent, le bénévolat virtuel a été intégré à leurs divers groupes de ressources destinés aux employés, et des événements ont été organisés pour le mois de la fierté, le 16 juin et la Journée des anciens combattants.
À l'avenir, Goodera organisera des événements de bénévolat pour nos ERG pendant les mois du patrimoine et des événements en personne pour nos sites de niveau 1. Nous sommes très heureux que Goodera fasse le gros du travail à notre place et s'occupe des activités quotidiennes en matière de sélection d'opportunités de volontariat.
Jo Moskowitz
Directeur de la citoyenneté d'entreprise chez Citrix
