Cómo las herramientas digitales pueden facilitar la recaudación de fondos dirigida por voluntarios

 Una recaudación de fondos liderada por voluntarios puede comenzar con una idea sencilla y genial: los empleados eligen una causa, invitan a sus compañeros de trabajo y recaudan dinero juntos. Pero en una empresa grande, los detalles pueden acumularse rápidamente. En poco tiempo, los voluntarios que dirigen la campaña están haciendo malabarismos con formularios de registro, hojas de cálculo, correos electrónicos de aprobación, enlaces de donación y recordatorios, además de sus trabajos habituales. 

Las herramientas digitales pueden quitarles gran parte de la coordinación de encima. Ofrecen a los voluntarios un lugar claro por donde empezar, ayudan a los organizadores a realizar un seguimiento de las campañas y facilitan que los empleados se unan. El objetivo es dedicar menos tiempo a gestionar la campaña y más tiempo a conectar a las personas con una causa que les importa.

Dé a cada campaña un punto de partida claro  

Cuando los empleados tienen que resolver cada recaudación de fondos desde cero, incluso las preguntas básicas pueden retrasar las cosas. ¿A qué organizaciones sin fines de lucro pueden apoyar? ¿Quién debe aprobar la campaña? ¿A dónde deben ir las donaciones? ¿La empresa las igualará? 

Un centro de campaña compartido puede reunir esas respuestas en un solo lugar. Puede incluir opciones de organizaciones sin fines de lucro aprobadas, pautas de recaudación de fondos, cronogramas, plantillas y la persona adecuada a quien contactar si hay preguntas. A partir de ahí, un líder voluntario puede configurar una página de campaña con un objetivo que destaque una explicación rápida de la causa, los detalles del evento y una forma para que los compañeros de trabajo contribuyan. 

Para las empresas con múltiples oficinas o unidades de negocio, las plantillas son especialmente útiles. Cada equipo puede apoyar una causa que sea importante a nivel local mientras sigue las pautas de donaciones de la empresa. Las empresas del mercado medio también pueden beneficiarse, ya que los empleados tienen espacio para liderar, mientras que un equipo más pequeño de RR. HH. o de responsabilidad social corporativa no tiene que coordinar cada detalle.

Haga que la participación sea sencilla

Es más probable que las personas participen cuando pueden entender la oportunidad y actuar rápidamente. Si un empleado tiene que buscar en la intranet un enlace de registro, enviar un correo electrónico a alguien para obtener detalles del evento y visitar otro sitio para donar, es fácil que lo posponga. 

Una página de campaña bien diseñada puede reunir esos pasos. Los empleados pueden ver qué apoya la recaudación de fondos, cuándo se realizan las actividades, cómo ser voluntario y dónde donar. Los registros y las opciones de donación adaptados a dispositivos móviles también permiten que las personas participen cuando no están en sus escritorios. 

Ofrezca a los empleados más de una forma de participar. Es posible que alguien quiera ser voluntario en un evento, mientras que otro prefiera donar, compartir la campaña o invitar a su equipo a participar. Esas opciones hacen que la campaña sea más fácil de unir para los empleados remotos y las personas que no pueden asistir a una actividad en persona. 

Mantenga a todos informados

Una recaudación de fondos necesita impulso, pero los líderes voluntarios no deberían tener que escribir cada recordatorio ni responder la misma pregunta una y otra vez. Las herramientas de comunicación pueden encargarse de las actualizaciones rutinarias y ayudar a que la información correcta llegue a las personas adecuadas. 

Por ejemplo, alguien que se registra para un turno de voluntariado puede necesitar una confirmación, indicaciones, una hora de llegada y un recordatorio sobre qué llevar. O un donante puede agradecer un agradecimiento y una actualización sobre el progreso de la campaña, y los capitanes de equipo pueden necesitar detalles separados sobre los plazos o las donaciones equivalentes. Los mensajes automatizados pueden cubrir esos conceptos básicos, dando a los organizadores más tiempo para conversaciones personales. 

Una página de campaña central también ofrece a todos una fuente confiable para los cambios. Si un evento se traslada al interior o cambia una fecha límite, los organizadores pueden actualizar la página y avisar a los participantes rápidamente. Eso es especialmente útil cuando los empleados están repartidos en diferentes oficinas y zonas horarias. 

Por supuesto, nadie quiere una avalancha de alertas de campaña; la comunicación aún debe sentirse como una invitación. Deje que los empleados elijan los tipos de oportunidades que les interesan y mantenga las actualizaciones útiles y con un espaciado razonable. Un mensaje oportuno sobre una causa que le importa a alguien hará más que enviar cada anuncio a toda la empresa.

Reduzca el trabajo detrás de escena 

Muchas errores en la recaudación de fondos ocurren durante las transferencias: una lista de registro está desactualizada, un total de donaciones se copia incorrectamente o una aprobación se queda estancada en la bandeja de entrada de alguien. Los flujos de trabajo digitales pueden reducir esas brechas al mantener la información y las tareas centralizadas.

Los organizadores pueden usar formularios para recopilar ideas de campañas, enviarlas a las personas adecuadas para su revisión y mostrar a los líderes voluntarios lo que necesitan antes del lanzamiento. Las herramientas de registro pueden realizar un seguimiento de las plazas disponibles y mantener actualizadas las listas de participantes. Las herramientas de donación pueden registrar las contribuciones sin pedir a un voluntario que concilie manualmente varios métodos de pago. Si la empresa ofrece donaciones equivalentes (matching gifts), unas instrucciones claras pueden ayudar a los empleados a aprovecharlas. 

Conectar una plataforma de recaudación de fondos con los sistemas existentes de RR. HH., intranet o donaciones también puede ahorrar trabajo, dependiendo de las herramientas que utilice la empresa. Antes de añadir una integración, determine qué información necesita realmente moverse entre los sistemas y quién la mantendrá actualizada. Un flujo de trabajo más sencillo que los empleados comprendan puede ser más útil que una configuración complicada y difícil de ejecutar.

Comparta el progreso sin presionar a las personas 

Ver que una campaña avanza hacia su objetivo puede entusiasmar a la gente y animarla a participar. Una pantalla de progreso puede mostrar cuánto se ha recaudado, cuántos turnos de voluntariado se han cubierto o cuántos empleados han participado. También puede dar a los organizadores buenas noticias que compartir, ya sea que un equipo alcance su meta o que la aportación de la empresa aumente la cantidad destinada a una organización sin fines de lucro. 

Pero esas cifras necesitan contexto; los desafíos amistosos entre equipos pueden ser divertidos, pero los totales de recaudación no cuentan toda la historia. Una oficina pequeña puede tener menos empleados o menos tiempo para organizar que una más grande. Por lo tanto, algunos equipos pueden contribuir con tiempo de voluntariado en lugar de donaciones, y una tabla de clasificación centrada solo en el dinero puede hacer que las personas sientan que su contribución no cuenta. 

Su equipo puede reconocer diferentes tipos de participación celebrando a un voluntario primerizo, a un equipo que cubrió un turno difícil de asignar o a alguien que presentó a sus compañeros de trabajo una organización sin fines de lucro local. El seguimiento del progreso es más útil cuando ayuda a las personas a ver la diferencia que están marcando y muestra a los organizadores dónde pueden ofrecer más apoyo.

Aprenda de cada campaña 

Una vez que termina una recaudación de fondos, llegan las preguntas habituales: ¿Cuántas personas se unieron? ¿Qué mensajes atrajeron a los participantes? ¿Los empleados utilizaron el programa de donaciones equivalentes? ¿La organización sin fines de lucro querría volver a colaborar? 

Los informes digitales facilitan la respuesta a esas preguntas sin tener que unir varias hojas de cálculo. Los organizadores pueden consultar las donaciones, los registros, la participación y la actividad de la campaña en diferentes ubicaciones o tipos de eventos. Si, por ejemplo, muchas personas se registraron pero pocas asistieron, podrían probar con un horario de evento diferente o enviar recordatorios más cerca de la fecha. 

Pero los números deben ir acompañados de comentarios de los empleados, líderes voluntarios y socios sin fines de lucro. Tómese el tiempo para preguntarles qué funcionó y qué resultó más difícil de lo necesario. Una campaña puede alcanzar su objetivo de recaudación de fondos mientras sobrecarga de trabajo a un organizador local. Otra puede recaudar menos dinero, pero conducir a una valiosa asociación continua. 

También es importante manejar la información de los empleados con mucho cuidado. Dé a los organizadores de la campaña acceso a los detalles que necesitan, explique cómo se utilizarán los datos de participación y cumpla con los requisitos de privacidad y retención de la empresa. Los informes del equipo deben ayudar a mejorar el programa respetando las decisiones personales de donación de los empleados.

Empiece por el flujo de trabajo y luego elija las herramientas

Una plataforma nueva no resolverá un proceso confuso por sí sola. Comience analizando la experiencia tanto para el empleado que se une a una campaña como para el voluntario que la lidera. ¿Dónde se quedan atascados? ¿Qué preguntas surgen repetidamente? ¿Qué tareas consumen más tiempo del debido? ¿Quién es responsable de cada aprobación y registro? 

Utilice esas respuestas para priorizar las funciones. Por ejemplo, una empresa que realiza algunas recaudaciones de fondos locales puede necesitar páginas de campaña sencillas, registro y recordatorios. Por el contrario, una empresa que coordina programas en muchas regiones puede necesitar también oportunidades basadas en la ubicación, controles de aprobación, soporte para donaciones equivalentes e informes entre unidades de negocio. 

Pruebe el proceso con un pequeño grupo de organizadores antes de un lanzamiento más amplio, ya que su experiencia mostrará si los mensajes son claros y llegan en momentos útiles, y si la herramienta reduce el trabajo. Proporcione una guía breve y un contacto para preguntas, de modo que los voluntarios puedan obtener ayuda sin convertirse en expertos en la plataforma. 

Las herramientas digitales facilitan la recaudación de fondos dirigida por voluntarios cuando simplifican el trabajo diario. Las páginas de campaña claras ayudan a los empleados a ser parte de la experiencia al compartir flujos de trabajo, y los informes útiles ayudan a las empresas a mejorar futuras campañas. Con menos detalles que perseguir, los líderes voluntarios pueden concentrarse en unir a las personas y apoyar a las comunidades que les importan.